오늘날 많은 직장인이 회의에 상당한 시간을 투자하고 있습니다. 그러나 아쉽게도 많은 회의가 비효율적으로 진행되면서 실질적인 성과를 내지 못하는 경우가 많은데요. 그래서 이번 글에서는 이를 극복할 수 있는 효율적인 회의 운영 방법 7가지에 대해 알아보겠습니다.
효율적인 회의 운영 방법 ① 명확한 목적 설정
비효율적인 회의는 보통 회의가 잘못된 방향으로 흐르거나 참석자들이 집중하지 못해 발생하는 문제인 경우가 많습니다. 효율적인 회의 운영의 첫 번째 단계는 너무도 당연한 이야기이겠지만 바로 회의의 목적을 명확히 설정하는 것입니다. 회의는 문제를 해결하거나 결정을 내리거나 정보를 공유하는 등 특정한 목표를 달성하기 위해 열려야 합니다. 회의의 목적이 모호하면 참석자들은 방향성을 잃고 회의는 산만해지기 쉽습니다. 따라서 회의를 시작하기 전에는 이번 회의의 구체적인 목적이 무엇인지 정의하고, 이를 참석자들에게 명확히 전달하는 과정이 반드시 수반되어야 합니다.
회의의 목적을 잘 정의하는 것이 아직 어렵고 서툰 분들이라면 이런 질문을 스스로 던져보시는 것도 방법입니다.’ 이번 회의에서 해결해야 할 문제는 무엇일까?’, ‘어떤 결과를 도출해야 하지?’, ‘목표를 달성하기 위해 반드시 참석해야 할 사람은 누구일까?’ 같은 것들이죠. 이러한 질문들에 대한 답변을 정리하다 보면 아마 회의의 목적을 설정하는데 큰 어려움이 없으실 겁니다. 아울러 회의 목적은 간결하고 구체적으로 표현되어 모든 참석자가 이를 쉽게 이해할 수 있도록 해야 한다는 점도 유념하시길 바랍니다.
회의 목적 설정은 회의의 성과를 좌우하는 중요한 단계입니다. 목적이 명확하지 않으면 논의가 분산되고 참석자들의 참여도 역시 낮아질 가능성이 큽니다. 따라서 회의를 준비하는 단계에서 명확한 목적 설정에 충분한 시간을 투자해야 합니다.
효율적인 회의 운영 방법 ② 참석자 선정
회의에 참여하는 인원을 신중히 선정하는 것도 중요합니다. 모든 구성원을 회의에 초대하는 것은 시간과 자원의 낭비일 수 있습니다. 회의를 진행할 때는 가급적 회의의 목표를 달성하는 데 반드시 필요한 사람들만 초대하는 것이 바람직합니다. 대신 초대된 인원들은 각자의 역할과 책임을 이해해야 하며 회의에서 어떤 기여를 해야 하는지 명확히 알고 있어야 합니다.
참석자 선정 과정에서는 다음과 같은 사항을 고려하면 좋습니다. ‘회의에서 다룰 주제와 관련된 지식이나 의사결정 권한을 가진 사람은 누구일까?’, ‘이번 회의 결과에 직접적인 영향을 받을 사람은 누구일까?’, ‘회의의 결론을 실행할 책임이 있는 사람은 누구일까?’ 같은 것들인데요. 이러한 질문을 통해 참석자를 신중히 잘 선정하면 회의는 보다 집중적이고 효율적으로 진행될 수 있습니다.
더불어 참석자들은 회의 초대 시 명확한 기대 사항을 전달받아야 합니다. 회의에서 논의할 주제와 함께 각자에게 기대되는 역할을 사전에 안내하면 참석자들은 이에 맞게 더 잘 준비할 수 있기 때문입니다. 이러한 준비들은 실제로 회의의 성과를 높이는 데 아주 중요한 역할을 하고는 합니다.
효율적인 회의 운영 방법 ③ 아젠다 사전 공유
효율적인 회의를 위해서는 사전에 아젠다를 잘 준비하는 것이 중요합니다. 아젠다는 회의에서 논의할 주제와 순서를 정리한 문서로, 회의의 흐름을 체계적으로 관리하는 데 도움이 됩니다. 아젠다는 회의 시작 전에 참석자들에게 공유되어야 하며 이를 통해 참석자들이 미리 준비할 수 있는 시간을 제공해야 합니다.
아젠다 작성 시에는 다음과 같은 요소를 포함하는 것이 좋습니다. 첫째, 논의할 주제를 구체적으로 명시합니다. 둘째, 각 주제별로 할당된 시간을 기록합니다. 셋째, 각 주제를 담당할 발표자나 논의자를 명확히 지정합니다. 이러한 요소이 아젠다에 잘 정리가 되어 있으면 회의는 보다 체계적이고 생산적으로 진행될 수 있게 됩니다.
아젠다는 단순히 논의 주제를 나열하는 것을 넘어, 회의의 방향성을 제시하는 중요한 툴이자 가이드로 사용이 될 수 있습니다. 아젠다가 잘 세팅이 되어 있으면 참석자들은 회의 전에 필요한 자료를 준비하거나 사전 조사를 충분히 수행할 수 있기 때문입니다. 그리고 이러한 노력들이 회의 시간 동안 더 깊이 있는 논의를 가능하게 하는 요소가 됩니다.
효율적인 회의 운영 방법 ④ 철저한 시간 관리
회의 시간을 얼마나 잘 관리하는가는 회의의 효율성을 가로짓는 아주 중요한 부분입니다. 회의를 시작할 때는 종료 시간을 명확히 설정하고 이를 준수할 수 있도록 노력해야 합니다. 당연한 이야기이지만 시간을 초과하는 회의는 참석자들에게 피로감을 줄 뿐만 아니라 다른 업무에 지장을 줄 수 있기 때문입니다. 이를 방지하기 위해 각 아젠다 항목별로 시간을 할당하고 가급적 시간 안에 논의를 마치도록 해야 합니다.
시간 관리를 위해 회의 시작 전에 타이머를 설정하거나 시간을 기록할 수 있는 도구를 사용하는 것도 유용할 수 있습니다. 타이머를 쓰는게 조금 어색하다면, 적어도 미팅 진행자는 계속 중간에 시간 체크를 하면서 시간 관리에 대한 책임을 가지고 논의가 지나치게 길어지지 않도록 조율해야 합니다. 필요에 따라 특정 주제에 대한 논의를 제한하고 나머지는 후속 회의나 별도의 논의 시간으로 미루는 것도 방법입니다.
시간 관리는 단순히 회의를 빨리 끝내는 것을 넘어, 주어진 시간 안에 최대한의 가치를 창출하는 것을 목표로 해야 합니다. 단순히 기계적으로 시간 준수를 하다가 회의에서 달성해야 하는 목표를 이루지 못하는 것도 이상적이라고 할 수는 없기 때문입니다. 이를 위해서는 회의 시작 전뿐만 아니라 진행 중에도 꾸준히 시간을 점검하되, 본인이 기대한 회의의 목표대로 회의가 잘 진행되고 있는지를 신경써서 관리해야 합니다.
효율적인 회의 운영 방법 ⑤ 논의 초점 유지
회의가 산만해지는 주요 원인 중 하나는 서로 말을 주고 받다 보면 논의가 아젠다에서 벗어나는 경우가 생기기 때문입니다. 논의가 초점을 잃으면 시간은 빠르게 소모되고 회의의 목적은 달성되지 않게 됩니다. 진행자는 논의가 본질에서 벗어나지 않도록 철저히 관리해야 하는 의무가 있습니다. 참석자들이 회의 중간에 갑자기 다른 주제를 언급하거나 논의가 산만해질 경우, 진행자는 회의가 원래의 아젠다로 돌아갈 수 있도록 적절히 안내를 해줘야 합니다.
논의의 초점을 유지하기 위해 필요하다면 불필요한 논의는 적당히 제한하거나, 추가적인 논의가 필요한 주제는 별도의 시간에 다루기로 결정할 수도 있습니다. 더불어 참석자들에게 시간 내에 결론을 도출할 수 있도록 논의를 효율적으로 이끌 수 있어야 합니다. 논의의 초점이 잘 유지되면 유지될수록 회의는 더 짧고 생산적으로 진행될 수 있습니다.
효율적인 회의 운영 방법 ⑥ 실행 가능한 결론 도출
회의의 마지막에는 ‘실행 가능한 결론’을 도출할 수 있어야 합니다. 논의된 내용을 바탕으로 구체적인 액션 플랜을 수립하고 이를 참석자들에게 명확히 전달해야 한다는 의미입니다. 결론이 모호하면 모호할수록 참석자들은 혼란스러워지고 회의 후 후속 작업이 제대로 이루어지지 않을 가능성이 높아지기 때문입니다.
결론을 도출하는 과정에서는 참석자들의 의견을 충분히 수렴하고 합의를 이끌어내는 것이 중요합니다. 액션 항목이 도출이 되었다면 각 액션 항목에 대해 책임자를 지정하고 완료 기한까지 설정해주면 더 좋습니다. 이렇게 하면 회의의 성과를 극대화하고 실제 회의에서 주고 받은 내용이 실행으로 옮겨지게 하는데도 유리합니다.
효율적인 회의 운영 방법 ⑦ 회의 후 피드백 수집
보다 더 효율적인 회의를 만들고 싶다면, 회의 후 피드백을 수집해보는 것도 방법입니다. 참석자들에게 이번 회의에서 잘된 점과 개선이 필요한 점에 대해 의견을 묻고 이를 바탕으로 향후 회의를 개선해나가는 것입니다. 회의 참석자들의 피드백은 회의 운영 방식을 개선하고, 보다 나은 성과를 내는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다.
회의 진행 방식, 효율성에 대한 피드백을 수집하는 방법으로는 간단하게는 설문지나 이메일을 활용할 수 있습니다. 다만 피드백을 수집할 때는 꼭 참석자들의 솔직한 의견을 듣고, 이를 스스로 열린 자세로 반영하려는 태도가 선행되어야 합니다. 이런 부분들만 잘 챙겨진다면 본인의 역량 향상과 더불어 보다 효율적이고 효과적인 회의를 할 수 있는 노하우가 생길 것입니다.
결론
효율적인 회의 운영은 직장 생활에 있어 본인의 시간을 절약하고 성과를 극대화하는데 있어 무척 중요한 요소입니다. 앞서 말씀드린 것처럼 회의의 목적을 명확히 설정하고, 참석자를 적절히 선정하며, 아젠다를 사전에 공유하고, 시간 관리를 철저히 하며, 논의의 초점을 유지하면서 실행 가능한 결론을 도출해보는 노력을 해보시길 바랍니다. 또한 가능하다면 회의 참석자 분들에게 피드백을 수집하면서 본인의 회의 진행 역량을 지속적으로 개선해 나가보시길 바랍니다. 이 모든 과정을 잘 지킨다면 여러분들이 진행하는 회의는 단순한 시간 소모를 넘어, 조직의 성과를 높이는 중요한 도구로 자리 잡을 수 있게 될 것입니다.