RULE the Work의 10배 더 효과적인 보고서 작성법 ① 보고서 작업 전 필수 체크리스트 4가지
“OO씨, OO 관련해서 보고서 하나만 써줄 수 있어요?”
오늘도 회사에서 상사로부터 보고서를 쓰는 과제를 받았다고 가정해 봅시다. 이때 우리가 가장 먼저 취해야 하는 행동은 무엇일까요? 아래 답안 중에 어떤 것이 정답일지 한 번 골라보도록 합니다.
Q. 보고서를 쓰는 과제를 받았을 때 가장 먼저 취해야 하는 행동은?
- 바로 관련 자료 조사∙분석을 진행한다.
- 빠르게 파워포인트를 켜고 보고서를 그리기 시작한다.
- 워드나 메모장에 본인의 생각과 아이디어를 정리한다.
- 보고서의 분량과 적절한 디자인∙양식을 고민한다.
- 너무 힘들다… 주섬주섬 사직서를 꺼낸다.
정답은 무엇일까요? 바로 ‘모두 아니다’입니다. 많은 분들이 보고서를 써달라는 요청을 받으면 그 자리에서 바로 “네!”라고 씩씩하게 대답한 뒤 냅다 자기 자리로 가서 노트북을 열고 PPT를 켜곤 합니다. 혹은 혼자 자리에서 머리를 싸매고 무언가를 막 적어내려 가거나 인터넷으로 관련 내용을 마구 찾아보기 시작하기도 하죠. 분량이나 디자인은 어떻게 해야 하는지 고민하며 시간을 보내기도 합니다.
물론 이러한 활동이 나중에 보고서를 작성하는데 꼭 수행해야 하는 활동들이기는 하지만, 이런 것들이 보고서를 작성하는데 있어서 우리가 ‘가장 먼저 취해야 하는 행동’들은 아닙니다. 보고서 작성이 어렵다고 냅다 사직서를 쓰는 것도 이상하겠죠. 그렇다면 우리가 보고서 작업에 대한 요청을 받았을 때 가장 먼저 해야 할 활동은 무엇일까요? 바로 아래 4가지를 확인하는 것입니다.
[보고서 작업 전 필수 체크리스트 4가지]
- 보고서 배경·목표
- 마감 기한
- 보고 대상
- 가용 리소스
이 4가지는 어떤 보고서를 쓰게 되든 보고서 작업을 시작하기 전에 반드시 더 확인해야 할 가장 기본적인 사항들입니다. 이 4가지 체크리스트를 잘 활용하는지 못하는지에 따라 보고서 작업 효율은 적게는 2-3배, 많게는 5배 이상도 차이가 날 수 있으니 이를 꼭 미리 잘 숙지하고 본인의 보고서 업무에 적용해 보시면 좋겠죠?
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보고서 작성법 ① 보고서 배경·목표
보고서 작업 전 무조건 가장 먼저 수행되어야 하는 것은 바로 ‘보고서 배경·목표’ 파악입니다. 이는 내게 보고서 작업을 지시한 상사 또는 클라이언트가 어떤 상황에서, 어떤 아웃풋을 바라는지를 정확하게 알아내는 것을 의미합니다. 보고서 작업을 할 때는 결국 보고 받는 사람의 니즈, 입맛에 맞춰서 작업해야 한다는 점을 꼭 명심해야 합니다.
대부분의 경우 보고서를 작성하라는 지시를 받으면 자료 조사, 분량, 양식, 디자인, PPT 작업부터 걱정하고는 합니다. 그러나 이는 고민의 순서가 잘못된 것입니다. 제대로 된 보고서를 쓰기 위해서는 자료 조사, 분량, 양식, 디자인 등을 챙기기 전에 반드시 ‘보고서 배경·목표 파악’부터 먼저 수행해야 합니다.
만약 ‘보고서 배경·목표’ 파악이 제대로 되지 않은 채로 무작정 보고서 작업을 막 시작하게 되면 무슨 일이 벌어지게 될까요? 내게 꼭 필요하지 않은 엉뚱한 자료를 조사하는데 며칠을 허비하거나, 어떤 보고서를 써야할지도 모르는데 양식과 분량, 디자인 걱정부터 하고 있는 우스꽝스러운 일이 벌어지게 됩니다. 이는 요리에 비유하면 마치 누구를 위해서 언제 어떤 어떤 요리를 해야 하는지도 정해지지 않았는데 마트로 달려가 엉뚱한 재료를 사거나, 어떤 조리도구를 쓸지 고민하거나, 어떤 그릇을 쓸지 고민하는 것과 같습니다.
보고서 작업에서 ‘보고서 배경·목표’가 중요한 또 다른 이유는, 비슷한 요청이 들어와도 ‘보고서 배경·목표’에 따라 우리가 실제로 수행해야 하는 일이나 도출해야 하는 메시지, 아이디어가 천차만별로 달라질 수 있기 때문입니다. 예를 들어 상사가 내게 “회사 소개 자료 좀 만들어 주세요”라는 요청을 했다고 가정해봅시다. 과연 회사 소개 자료라고 해서 다 같은 회사 소개 자료일까요? 투자자를 대상으로 만드는 회사 소개 자료와 신입 사원 모집용으로 만들어야 하는 회사 소개 자료는 확연히 다르게 구성이 되어야만 할 것입니다. 같은 요청이라도 ‘보고서 배경·목표’에 따라 우리가 만들어야 하는 자료의 내용, 분량, 양식, 디자인 등이 모두 크게 달라지게 되는 것이죠.
보고서 작성법 ② 마감 기한
마감 기한은 업무의 우선순위를 결정하는 가장 중요한 요소입니다. 마감 기한이 촉박할수록 해당 업무를 다른 업무 대비 먼저 처리해야 하기 때문입니다. 주어진 시간의 양에 따라 작업 가능 범위도 달라지기 마련입니다. 반대로 마감 기한에 여유가 있다면 다른 더 급한 업무를 먼저 처리하거나, 더 많은 내용을 더 많은 내용을 조사∙분석해서 보고서를 제출하는 것도 가능해집니다. 정해진 마감 기한을 정상적으로 잘 지키는 것은 보고서 작성에 있어 기본 중의 기본입니다.
보고서 작성법 ③ 보고 대상
은근히 자주 놓치는 항목 중 하나는 바로 보고 대상입니다. 보고서를 작성할 때는 내가 작성하는 보고서의 최종 보고 대상이 어떤 사람인지도 미리 잘 확인해두면 큰 도움이 될 수 있습니다. 보고 대상이 우리 팀의 팀장님일 때와 주요 임원∙대표일 때는 서로 큰 차이가 있을 수 밖에 없기 때문입니다.
최종 보고 대상이 주요 임원∙대표라면 자연스럽게 팀장님에게 보고하는 것 대비 보통 양식, 내용에 더 많은 리소스를 할애하게 됩니다. 또한 외부의 중요한 클라이언트나 투자자를 대상으로 보고서를 만들어야 하는 경우라면 훨씬 더 완성도가 높은 보고서를 준비해야 할 것입니다. 반대로 팀 내에서 팀장님 또는 팀원에게 공유되는 문서라면 좀 더 가볍고 중요한 내용 중심으로 효율적으로 구성하는 것도 가능할 것입니다.
보고서 작성법 ④ 가용 리소스
마지막으로 확인해야 할 보고서 작업 전 체크리스트는 바로 가용 리소스입니다. 가용 리소스를 미리 잘 체크하고 활용하면 보고서 작업이 몇 배는 더 수월해질 수도 있기 때문입니다. 예를 들어 내가 만들어야 하는 보고서와 관련해서 기존에 이미 조사∙분석된 내용 또는 다른 보고서가 있는지를 먼저 확인해보는 것도 방법입니다. 또한 도움을 받을 수 있는 유관 부서나 팀원이 있는지도 미리 체크해두면 좋습니다. 이렇게 주변에서 활용 가능한 리소스만 잘 활용해도 보고서 작업에 투입 되는 시간을 현저하게 줄일 수 있게 됩니다.
보고서 배경·목표, 마감 기한, 보고 대상, 가용 리소스 이 4가지 체크리스트는 말 그대로 어떤 회사에서, 어떤 주제에 대해, 누가 작업을 하게 되더라도 언제가 공통적으로 적용되는 것들입니다. 그러니 앞서 정리한 내용들을 메모 또는 기억해두고 본인의 업무에 꼭 활용을 해보시길 바랍니다.
더 많은 것이 궁금하다면?
RULE the Work에는 다양한 상황·주제별 보고서 작성 팁, 일하는 법에 대한 노하우들이 정리되어 있습니다. 보고서 작업을 하시면서 참고할만한 정보가 필요하시거나, 좀 더 효율적이고 효과적으로 일하는 요령이 궁금하신 분들은 해당 내용들도 함께 참고해보시길 바랍니다.
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