Q. 당장 내일까지 조사하라는데 어떻게 하면 좋죠? 퇴사하고 싶네요 ㅜㅜ
이렇게 적지 않은 업무를 갑자기 빠듯한 시간 내에 처리해야 하는 경우에는 도대체 어떻게 하면 좋을까요? ‘내일까지는 도저히 무리입니다’라고 말하기는 부담스럽지만, 그렇다고 ‘네, 내일까지 전달드리겠습니다’라고 대답하기에는 걱정되는 부분이 많습니다.
이럴 때는 단순히 시킨 일을 빠르고 잘 해내는 것도 중요하지만, 상황에 적절하게 잘 대처하는 요령이 필요합니다. 이런 상황에 놓인 사람이라면 대략 아래 정도의 방식으로 접근해보는 것이 팁이 될 수 있습니다.
보고서 작성법: 빠듯한 일정 대처법
- ① 단계: 주어진 시간 내에 어디까지 할 수 있을지를 가늠하고 작업 계획 정리
- ② 단계: 이에 대해 상사와 빠르게 사전 싱크 후, 주어진 시간 내에 최대한 작업 진행
- ③ 단계: 작업 내용 정리 후 ‘제언‘ 또는 ‘추가 확인·작업 필요 사항‘ 등 정리
- ④ 단계: 작업 결과 공유 후 이후 단계 논의
여기서 가장 중요한 것은 업무 범위 협의입니다. 주어진 시간이 워낙 빠듯하기 때문에, 가장 먼저 해야 할 일은 이 시간 내에 현실적으로 해낼 수 있는 일이 어디까지인지를 빠르게 가늠하는 것입니다. 이때 상사가 지시한 업무의 총량을 먼저 확인하고, 그중에서 어느 정도까지를 내일까지 할 수 있을지 판단하는 순서로 진행합니다.
이렇게 하는 이유는 간단합니다. 상사에게 가서 이렇게 이야기할 예정이기 때문입니다. “말씀주신 내용은 잘 이해했습니다. 다만 시간이 많지 않아 내일까지는 가장 중요한 OO, OO에 대해 우선 조사하고, 그 이후 나머지 OO, OO 등에 대해 추가로 조사하는 것이 괜찮을까요?”라고 말입니다.
이렇게 하면 상사의 요청을 수용하면서도, 업무 범위를 보다 현실적으로 조정할 기회를 얻게 됩니다. 상사 입장에서도 가장 중요한 내용을 우선 조사해서 내일까지 공유하겠다고 하니, 크게 반대하기는 어렵습니다.
물론 여기서 중요한 것은 내일까지 진행할 가장 우선적이고 중요한 내용이 무엇인지를 잘 선별하는 능력입니다. 너무 막막하다면 대략적인 윤곽을 잡고 상사의 의견이나 피드백을 한 번 받아보는 것도 좋습니다. 상사가 가장 중요하다고 생각하는 내용, 가장 궁금해하는 것이 무엇인지 물어보면서 시작하는 것이죠.
만약 업무 범위가 잘 협의되었다면, 이제 빠르게 작업을 시작해야 합니다. 이때는 상사와 합의된 범위 내에서 빠르게 조사를 진행하여 다음 날 전달하는 것에 집중합니다. 다만 내일까지 전달하는 내용은 전체 범위 중 가장 중요한 일부일 뿐이므로, 문서에 ‘제언’ 또는 ‘추가 작업 필요 사항’을 함께 명시해 추가로 어떤 작업이 필요한지 전달하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 ‘혹시 이게 전부인가…?’라는 상사의 불필요한 걱정을 사전에 방지할 수 있습니다. 또한 작업 결과를 전달할 때는 주어진 제한 시간 내에 최선을 다했음을 설명하고, 적어도 전날 협의된 범위에 대해서는 최선을 다해 조사했음을 어필하는 것이 필요합니다.
하루 동안의 작업 결과를 잘 공유했다면, 그다음에는 남은 조사 계획에 대해 상사와 다시 협의합니다. 어떤 부분들을 추가로 조사해야 하는지, 언제까지 완료되기를 원하는지 등을 논의하는 것이죠. 이 ① ~ ④ 단계를 잘 마쳤다면, 결과적으로 추가 작업 기간을 확보하는 것과 같은 효과를 얻게 됩니다. ‘내일까지 조사해 와!’가 ‘내일까지는 OO까지 하고, 그다음 OO는 ~일까지 해줘’로 바뀌게 되니까요.
