Q. 보고 절차를 지켜야 하는데 상사가 맨날 자리를 비우거나 피드백을 너무 늦게 줍니다. 솔직히 보고서 작성 자체보다 상사와 커뮤니케이션 하는 스트레스가 너무 큰데 어떻게 하면 좋죠?
보고서 작성법: 상사가 답을 주지 않는 경우
일단 좋은 상황은 아닌 것처럼 보이지만, 먼저 이런 일이 발생하는 원인을 파악하는 작업이 필요합니다. 상사의 정확한 입장은 알 수 없지만, 상사가 자주 자리를 비우거나 피드백을 늦게 주는 이유를 짐작해보면 대략 4가지 정도의 가능성이 있을 것 같습니다.
보고서 작성법: 유형별 대처법
상사가 자주 자리를 비우거나 피드백을 늦게 줄만한 이유
- 상사가 담당하고 있는 일이 너무 많음
- 업무 특성상 외근·출장이 많음
- 내 보고서의 중요도가 높지 않음 (우선순위가 떨어짐)
- 상사 역량·태도의 문제
먼저 상사가 담당하는 일이 많거나, 업무 특성상 외근이나 출장이 많은 직군일 수 있습니다. 또한 내가 작성 중인 보고서의 중요도가 높지 않아, 상사가 급하게 피드백을 줄 필요성을 느끼지 못할 수도 있습니다. 또는 합리적인 이유들을 다 차치하고 상사의 역량이나 태도에 문제가 있을 가능성도 존재합니다.
이유가 무엇이든 해당 보고서를 담당하고 있는 입장에서는 답답하고 억울한 마음이 들 수 있습니다. 하지만 상대방의 상황이나 업무 스타일을 바꾸기는 쉽지 않습니다. 이럴 때 조금이라도 도움이 될 수 있는 상황별 요령을 정리해보면 다음과 같습니다.
만약 상사가 너무 바쁘거나 외근, 출장 때문에 문제가 생긴 상황이라면? 상사가 자리에 없어도 가장 빠르게 답을 얻을 수 있는 채널과 방법을 파악하는 것이 중요합니다. 사람마다 전화, 이메일, 문자, 사내 커뮤니케이션 툴 등 선호하는 소통 수단이 다를 수 있습니다. 상사가 어떤 수단을 가장 선호하고 자주 확인하는지를 파악한 후 이를 활용하는 것이 좋습니다.
또한 바쁜 사람에게 너무 긴 보고서를 원문 그대로 보내면 확인하지 못할 가능성이 큽니다. 이럴 때는 보고서 원문을 보내되, 적절히 요약해주는 것이 좋습니다. 예를 들어 이메일로 보고서를 보낼 경우, 파일을 첨부하면서 본문에는 해당 보고서의 요약 내용을 간단하게 적어주는 것입니다. 특히 상사가 꼭 확인해야 하는 사항을 강조해서 적어주면 더 효과적입니다. 예를 들어 ‘OO까지 제출해야 하는 예산안인데, 제때 제출하지 못하면 예산 배정을 받지 못할 수 있습니다’와 같은 내용을 적어 상사가 관심을 가지도록 유도하는 것이죠. 앞서 언급한 ‘선택지 (메뉴판)’ 전략을 사용하는 것도 도움이 될 수 있습니다. ‘보고서 내용을 다 읽지 않더라도 이 3개 중 하나는 꼭 선택해주세요’라는 식으로 말입니다.
만약 내 보고서의 우선순위가 떨어져서 생기는 문제라면 어느 정도는 받아들여야 할 수도 있습니다. 덜 시급하고 덜 중요한 일은 중요한 일보다 뒤로 밀릴 수밖에 없습니다. 다만, 해당 업무가 실제로 덜 중요한지 확인하는 것이 필요합니다. 경우에 따라서는 상사가 이를 제대로 인지하지 못할 수도 있기 때문입니다. 이때는 ‘~한 이유로 빠른 확인이 필요하다’ 또는 ‘~한 이유로 최소 ~까지는 결재가 꼭 되어야 한다’ 같은 방식으로 중요도나 시급성을 강조하며 소통하는 것이 필요합니다.
경우에 따라서는 상사의 역량이나 태도, 성실성의 문제가 원인일 수도 있습니다. 이럴 때는 조직의 분위기나 본인의 상황 등을 고려해 각자의 처지에 맞는 적절한 방법을 찾아야 할 것입니다.