Q. 내일까지 해드릴게요, 모레까지 드릴게요, 다음 주까지 드릴게요… 타 부서는 바쁘다고 자꾸 일정을 미루고 나는 중간에서 팀장님한테 계속 깨지는데 어떻게 하면 좋죠?
보고서 작성법: 유관 부서 협조가 어려울 때
나는 급하게 자료 조사를 하고 보고서를 작성해야 하는데 관련 부서가 제때 빠르게 협조하지 않는다면 어떻게 해야 할까요? 직장 생활에서 흔히 마주치는 상황 중 하나입니다.
이런 문제는 보통 나와 상대 부서 간의 입장 차이에서 발생합니다. 나에게는 이 보고서가 가장 중요한 업무일 수 있지만, 관련 부서에게는 그렇지 않을 가능성이 큽니다. 회사마다 상황마다 대응 방법이 다를 수 있지만, 이럴 때는 아래와 같은 접근이 도움이 될 수 있습니다.
보고서 작성법: 상황 공유·공감 우선!
먼저, 상대방의 상황을 파악하는 것이 중요합니다. 관련 부서가 서둘러 협조하지 않는 이유는 간단한 경우가 많습니다. 나에게는 이 보고서가 세상에서 가장 중요한 업무일지 모르지만, 관련 부서에게는 그다지 중요한 업무가 아닐 수 있습니다. 그 부서에도 최우선 과제가 있을 것이고, 그로 인해 자료 요청을 재촉할 때마다 협조가 늦어질 수 있습니다.
예를 들어 상대 부서가 특정 마감 기한을 맞추느라 팀 전체가 야근 중일 수도 있습니다. 이럴 때 무작정 자료 요청을 밀어붙이면 오히려 반발심만 생길 수 있습니다. 이런 상황이라면 차라리 그들의 어려움을 들어주는 것도 좋은 방법입니다. 사람은 공감을 받으면 더 잘해주고 싶어하는 경향이 있기 때문에, 상대방의 하소연을 들어주면 내가 요청한 자료를 더 빠르게 처리해줄 가능성이 커집니다.
상대방의 상황을 이해하면서도 내 상황 역시 적절히 전달하는 것이 중요합니다. 상대방은 그들의 사정이 있지만 나에게도 이 보고서를 제때 작성해야 할 이유가 있지 않겠습니까? 이때는 이 보고서가 얼마나 중요한지 그리고 왜 꼭 이때까지 끝내야 하는지 잘 설명해야 합니다. 상대 부서가 이 보고서 작업의 중요성을 전혀 모르고 있을 수 있습니다. 이러한 설명을 통해 상대 부서도 내 상황에 공감하고, 그 결과로 더 빠르게 협조해줄 가능성이 커질 것입니다.
보고서 작성법: 일이 잘 안풀린다면?
물론 이렇게 실무자들 간에 합의가 잘 이루어지면 다행이지만, 항상 그렇게 일이 쉽게 풀리지만은 않습니다. 이럴 때는 가끔 ‘에스컬레이트’하는 것도 방법입니다. 쉽게 말해 본인의 상사를 통해 상대 부서에 요청을 넣는 것입니다. 상위 직급에서 요청이 들어가면 하위 직급끼리 소통할 때보다 더 빠르게 문제 해결이 될 수 있습니다.
다만 에스컬레이트를 할 때는 주의해야 할 점이 있습니다. 사소한 일까지 모두 에스컬레이트를 하는 것은 피해야 한다는 점입니다. 내가 할 수 있는 최선을 다한 후에도 진척이 없을 때 상사의 도움을 구해야 합니다. 모든 세세한 문제를 다 상사에게 올리면 책임감이 없고 역할을 다하지 못하는 사람으로 보일 수 있습니다.
정리하자면 ‘상대 부서 상황 파악 및 공감 ⟶ 내 업무의 중요성을 전달 ⟶ 그래도 안 되면 에스컬레이트’라는 요령을 잘 활용하면 단순히 메일이나 전화로 ‘~자료 보내주실 수 있을까요?’라고 요청하는 것보다 더 나은 결과를 얻을 수 있을 확률이 훨씬 더 높아질 것입니다 🙂