Q. 상사나 클라이언트가 정확히 무얼 원하는지, 어떤 자료를 원하는지 불분명해서 정확히 요청을 하려는데… 어떤 것을 얼마나 언제까지 물어봐야 하는지도 애매해요. 뭔가 사례 같은 걸로 명쾌한 답을 얻었으면 좋을텐데 방법이 없을까요?
보고서 작성법: 상대의 마음을 도통 모르겠을 때
상사나 클라이언트의 요구 사항을 정확히 파악하는 것은 중요하지만, 아무리 대화를 나눠도 말로만으로는 감이 잡히지 않을 때가 있습니다. 이럴 때 유용한 팁은 바로 ‘일단 뭐라도 빠르게 조금 만들어서 던져 보는 것’입니다.
‘일단 뭐라도 빠르게 조금’ 만들 때는 완벽함을 추구하지 말고 깨질 것을 염두에 두고 작업을 시작하는 것이 좋습니다. 이 단계에서의 초안은 상대방이 불만족할 확률이 매우 높습니다. 그래서 너무 힘을 주지도, 너무 늦게 보내지도 말고 기대치를 높게 잡지도 않아야 합니다. 전체를 완성할 필요도 없으며, 대략적인 레이아웃이나 일부 샘플만 만들어서 가져가도 충분합니다. 해당 초안을 전달할 때는 ‘이것은 초안이며, 혹시 이게 생각하신 것과 맞는지, 아니면 어떤 부분에서 차이가 있는지를 알려주시면 방향을 잡는 데 도움이 될 것 같습니다’라고 설명하면 됩니다. 그러면 상대방이 ‘아, 사실 제가 생각한 것은 이게 아니었어요…’라고 말하면서 구체적인 피드백을 주기 시작할 것입니다. 그리고 바로 이 피드백이 바로 내가 찾던 답일 가능성이 큽니다.
물론 처음부터 요구 사항을 정확하게 잡으면 좋겠지만, 현실적으로 요구 사항을 초반부터 완벽하고 명확하게 파악하기 어려운 경우가 더 많습니다. 이 방법은 상대방이 무엇을 원하는지 정확히 알기 힘들 때 사용할 수 있는 좋은 대안입니다. 말로 주고받는 것보다 실제 결과물을 보고 대화하는 것이 훨씬 구체적이고 정확한 방향을 제시해줄 수 있기 때문입니다.
보고서 작성법: 쉬운 사례
예를 들어 누군가에게 옷을 추천해야 하는 상황을 생각해볼까요? ‘어떤 옷을 원하세요?’라고 물었을 때 상대방이 ‘심플하면서도 시크한 느낌의 옷이요’라고 대답하면 우리 머릿 속에는 어떤 이미지가 떠오를까요? ‘심플하고 시크한 느낌’이라는 것은 매우 주관적이고 모호한 표현이기 때문에 이 말만 가지고는 상대방이 원하는 옷의 스타일을 완벽하게 맞추기가 어려울 가능성이 높습니다.
이럴 때는 차라리 몇 가지 옷을 직접 보여주고, 상대가 어떤 옷을 좋아하고 싫어하는지 확인하는 것이 더 빠르고 효과적입니다. 이렇게 하면 상대방이 정확히 원하는 스타일을 구체적으로 파악할 수 있기 때문입니다.
회사에서도 요구 사항이 처음부터 완벽하게 문서로 정리되어 오는 경우는 드뭅니다. 서로 질문과 의견을 주고받으며 명확하게 만들어가는 과정이 필요합니다. 이 과정에서 애를 먹고 있다면, ‘일단 뭐라도 빠르게 조금’ 만들어서 던져보는 것이 좋은 방법이 될 수 있습니다. 이 과정이 번거롭게 느껴질 수 있지만, 상대방의 요구 사항을 파악하는 데 돌파구가 될 수 있습니다.