이번 글에서는 업무를 할 때 요긴하게 참고할 수 있는 영문 메일 양식 관련 정보에 대해 알아보도록 하겠습니다. 인사말, 끝인사, 첫인사, 작성법 등 영문 메일 양식이 궁금하신 분들이라면 아래 내용을 미리 한 번 참고해 보시면 좋겠죠?
영문 메일 양식: 인사말
영문 메일을 작성할 때 가장 먼저 고민해야 하는 부분 중 하나가 적절한 인사말을 고르는 일입니다. 한국어와 달리 영어는 공식적인 상황과 비공식적인 상황에 따라 인사말이 다양하게 달라지며 상대방과의 관계와 거리감, 상대방의 지위나 역할을 종합적으로 고려해서 표현을 선택해야 합니다.
먼저 상대방이 누구인지 명확히 파악합니다. 예를 들어 회사 내부의 동료에게 메일을 쓸 때와 고객사나 협력사에 메일을 보낼 때, 또 학교 교수님이나 공적인 기관 담당자에게 연락할 때에는 인사말이 달라집니다. 또한 이미 여러 차례 메일을 주고받으며 어느 정도 친분이 쌓인 상태와 처음 메일을 보내는 경우에도 적절한 인사말이 달라집니다.
가장 일반적이면서도 폭넓게 사용할 수 있는 인사말로는 “Hello [Name],” 혹은 “Hi [Name],” 같은 표현이 있습니다. 보다 공식적인 자리에서는 “Dear Mr. Smith,”, “Dear Dr. Johnson,” 과 같이 호칭과 성(last name)을 함께 사용합니다. 이때 상대방의 직함(Doctor, Professor, Sir, Madam 등)을 알고 있다면 최대한 정확하게 표기하는 것이 좋습니다. 영문 메일에서 “Dear” 다음에는 쉼표(,)를 찍고 한 줄을 띄워 본문을 이어가는 형식이 일반적입니다.
만약 다수의 수신자를 동시에 지정해야 하는 상황이라면 “Dear All,”, “Hello everyone,”, “Dear Team,” 등으로 작성할 수 있습니다. 너무 추상적인 ‘To whom it may concern’은 담당자가 명확하지 않을 때만 사용하기를 권장합니다. 가능한 한 실제 담당자를 찾아 이름을 적어주는 편이 보다 성의 있고 전문적인 모습으로 비칩니다.
인사말은 단순히 상대방에게 인사를 건네는 기능 외에도 메일의 전체적인 첫인상을 좌우합니다. 수신자가 “아, 이 메일이 나를 위한 것이구나”라고 바로 인지할 수 있도록 배려한다는 점에서 인사말은 매우 중요한 요소입니다. 또한 영문 메일에서는 첫인사가 끝인사와 더불어 메일을 받는 사람에게 예의와 존중을 표현하는 핵심 수단이라는 점을 명심합니다.
영문 메일 양식: 첫인사 & 도입부
인사말을 작성했다면 그 다음 단계는 본문을 어떻게 시작할지 고민하는 것입니다. 영문 메일의 첫 문장은 전체 메일의 톤을 정하는 역할을 합니다. 가령 친근한 분위기의 메일이라면 “I hope you’re doing well.”, “I trust this email finds you well.”, “How have you been?” 등 상대방의 안부를 묻는 표현으로 문을 열 수 있습니다. 보다 공식적인 환경이라면 “I hope this message finds you in good health.”나 “I hope all is going well on your side.” 정도가 무난합니다.
이미 일정 부분 대화를 나눴던 상황이라면 이전 메일에 대한 감사나 답장을 시작으로 할 수도 있습니다. 예를 들어 “Thank you for your prompt response.”, “Thank you for your feedback regarding our last discussion.”와 같은 표현이 그 예입니다. 이렇게 상대방이 보내준 메일 내용에 대해 감사나 언급을 먼저 해주면 읽는 이로 하여금 “내가 보낸 메일을 잘 읽었고, 그것을 기억하고 있구나”라는 신뢰감을 줍니다.
만약 중요한 정보를 요청하거나 요청 받은 정보를 전달해야 한다면 첫 문장에서 그 목적을 간결하게 알리는 것도 한 방법입니다. “I am writing to request further information about…”, “I would like to follow up on the meeting schedule we discussed…”, “I am reaching out regarding the issue we faced last week…” 등과 같이 메일을 쓰는 이유를 명확하게 밝히는 것이 좋습니다. 단, 너무 바로 본론만 언급하기보다는 간단한 안부나 감사 표현을 첨부하면 좋습니다.
본문 초반에는 가급적 간단명료하고 친절한 문장을 사용하는 것을 권장합니다. 길고 복잡한 문장은 오히려 메일을 받는 사람이 읽기 어렵게 만들 수 있으며, 때로는 혼란을 야기합니다. 영어권에서 중요한 핵심 중 하나는 ‘직설적이고 명확한 의사소통’입니다. 따라서 하고자 하는 말을 너무 비유적이거나 우회적으로 표현하기보다는 직설적으로 표현하는 습관을 기르는 것이 좋습니다.
영문 메일 양식: 본문 작성
영문 메일 본문에서 가장 중요한 요소는 ‘핵심을 빠르고 정확하게 전달하는 것’입니다. 한국어 문화권에서는 다양한 수식어나 배경 설명을 풍부하게 사용하는 것을 예의 있고 겸손한 표현으로 보기도 하지만, 영어권 비즈니스 메일에서는 상대적으로 간결하고 직접적인 문장을 선호합니다. 특히 업무상 메일은 상대방이 빠르게 이해하고 답변을 줄 수 있도록 ‘주어 – 동사 – 목적어’ 구조가 분명한 문장을 구사하는 것이 바람직합니다.
문단을 구성할 때는 한 문단에 가능한 한 하나의 주제만 담도록 합니다. 예를 들어 첫 번째 문단에는 소개 및 상황 설명, 두 번째 문단에는 요청 사항 또는 문의 사항, 세 번째 문단에는 결론 또는 다음 단계 안내와 같은 식으로 짜임새 있게 구성합니다. 이렇게 하면 수신자가 메일을 읽을 때 각 문단에서 무엇을 읽어야 하는지 빠르게 파악할 수 있습니다.
또한 리스트나 번호 매기기를 활용하면 보다 명료하게 정보를 전달할 수 있습니다. 예를 들어 전달해야 할 항목이 여러 가지라면 불릿 포인트(Bullet Points)나 숫자 리스트(1, 2, 3, …)를 사용해 시각적으로 구분해줍니다. 이렇게 하면 메일을 받는 사람이 중요한 정보를 놓치지 않고 명확하게 이해할 수 있습니다.
예의를 지키면서도 요청 사항은 분명하고 직접적으로 표현하는 것이 좋습니다. “Could you please let me know…?”, “I would greatly appreciate it if you could…” 같은 문형이 대표적입니다. 반면 한국어에서는 “-해주실 수 있으실지요?” 같은 중복된 겸양이 사용되기도 하지만, 영어권에서는 지나치게 길고 반복되는 겸양 표현은 오히려 어색하게 느껴질 수 있으므로 적당한 수준에서 매끄럽게 표현합니다.
가능하다면 사족을 줄이고 불필요한 단어를 최소화하는 것도 중요합니다. 너무 많은 형용사나 부사를 나열하기보다는 명사와 동사를 깔끔하게 배치하여 가독성을 높입니다. “I would be extremely happy if you could graciously consider this humble request…” 같은 문장은 겸손하고 공손함을 표현하려고 하더라도 비즈니스 메일로서는 다소 장황하게 느껴질 수 있습니다. 깔끔하게 “I would appreciate it if you could consider this request.” 정도로 표현하는 것이 효율적입니다.
영문 메일 양식: 끝인사와 마무리 멘트
메일을 마무리할 때는 한국어의 “감사합니다.”, “안녕히 계세요.”, “수고하세요.” 같은 표현을 영어로 적절히 변환해야 합니다. 대표적인 끝인사로는 “Best regards,”, “Kind regards,”, “Sincerely,”, “Warm regards,” 등이 있으며 그 뒤에 자신의 이름을 서명처럼 표기합니다.
Best regards,
[Your Name]
[Position/Title]
[Company Name]
혹은 조금 더 무난하게 줄이면,
Best regards,
[Your Name]
정도로 끝맺을 수도 있습니다. “Thank you,” 라는 표현도 자연스러운 끝인사로 사용되며, 보다 가벼운 분위기라면 “Cheers,” 같은 표현도 쓰입니다.
이러한 끝인사 바로 위에서 한 문장 정도를 사용해 마무리 멘트를 첨언하면 좋습니다. 예를 들어 “I look forward to your reply.”, “Thank you for your time and consideration.”, “Should you have any further questions, please feel free to let me know.”와 같은 문장을 사용하여 수신자가 본인의 답변이나 피드백을 주도록 유도할 수 있습니다. 이는 상대방에게 ‘다음 액션’을 자연스럽게 안내하는 역할도 합니다.
끝인사는 단순히 편지 맺음말 이상의 의미를 지닙니다. 상대방을 배려하고 존중한다는 느낌을 주며 동시에 ‘더 이상 쓸 말이 없어 메일을 끝낸다’가 아닌 ‘이후의 대화 가능성을 열어둔다’는 메시지를 전달합니다. 특히 비즈니스 환경에서 후속 작업이나 협의가 필요한 상황에서는 “I appreciate your cooperation and hope we can continue this discussion soon.” 같은 표현도 매우 유용합니다.
영문 메일 양식: 작성 시 주의사항 및 팁
- 받는 사람(Recipient) 확인
메일을 보내기 전 반드시 수신인 주소를 올바르게 기입했는지 확인합니다. 공문서나 공식적인 메일인 경우 참조(CC)와 숨은 참조(BCC)도 정확히 구분해 사용해야 합니다. 불필요한 사람을 참조에 추가하면 정보 과부하를 줄 수 있고 필요한 사람을 빼먹으면 의사소통에 누락이 생길 수 있습니다. - 제목(Subject) 명확히 작성
이메일의 제목은 본문 내용을 간결하게 요약하는 문장으로 작성합니다. 예를 들어 회의 일정 관련 문의라면 “Inquiry about Meeting Schedule for Project A” 등으로 쓰면 좋습니다. 제목만으로도 수신자가 메일을 열기 전에 대략적인 내용을 파악할 수 있도록 해야 합니다. - 오탈자와 문법 검사
비즈니스 영문 메일에서는 사소한 오탈자나 문법 오류도 전문성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 작성 후 맞춤법 검사기(예: Grammarly) 등을 사용하거나 한 번 더 읽어보며 스펠링과 문법을 검토합니다. 너무 장황한 문장을 쓰다 보면 오류가 늘어날 수 있으니 필요 이상으로 긴 문장을 만들지 않는 것이 좋습니다. - 불필요한 복붙 금지
과거에 작성한 영문 메일 문장을 그대로 복사해 붙여넣기할 때 주의해야 합니다. 상황이 다름에도 불구하고 이전의 인사나 맺음말이 그대로 들어가면, 수신자는 ‘형식적인 메일로군’ 혹은 ‘실수를 했나?’라는 인상을 받을 수 있습니다. 같은 문장을 쓰더라도 현재 상황에 맞게 표현을 약간씩 수정해주는 것이 바람직합니다. - 과도한 이모티콘과 구어체 사용 자제
회사 내부적으로 매우 친근한 동료와 소통하는 메일이 아닌 이상, 형식적인 느낌이 필요한 메일에서는 너무 많은 이모티콘이나 구어체(줄임말, 속어 등) 사용을 자제합니다. 상대방이 가족이나 친구가 아니라면 전문적이고 깔끔한 인상을 주는 것이 중요합니다. - 첨부파일 안내
파일을 첨부해야 하는 상황이라면 “I have attached [File Name] for your reference.”, “Please find the attached document for more details.” 같은 문장을 사용해 첨부 사실을 분명하게 알립니다. 또한 파일명을 직관적으로 바꾸어 주어 수신자가 쉽게 인지하도록 하는 것도 좋습니다. 잘못된 파일을 첨부하거나, 첨부파일 자체를 깜빡하고 메일을 보내지 않도록 유의합니다. - 문화적 차이 인지
한국어와 영문 메일 간에는 문화적, 언어적 차이가 존재합니다. 예를 들어 한국어에서는 장황한 감사 표현이나 겸손한 표현을 자주 사용하지만, 영어에서는 지나치게 길거나 반복적인 표현을 부담스럽게 여길 수 있습니다. 가능한 상대방이 신속하고 명확하게 정보를 파악할 수 있도록 씁니다. - 수고, 존댓말 표현
한국어 메일에서는 “수고가 많으십니다” 등 상대방의 노고를 치하하는 표현이 흔합니다. 영어로 이와 유사한 의미를 전하고 싶다면 “I appreciate your hard work.” 정도의 문장으로 가볍게 언급하면 충분합니다. “You must be tired from all your work.”처럼 상대방이 힘들 거라는 추측을 담는 표현은 무례하게 여겨질 수도 있으니 주의합니다. - 시간대 고려
이메일을 보낼 때 시차가 있는 국가나 바쁜 업무 시간대가 다를 수 있다는 점을 염두에 둡니다. 매우 긴급하지 않은 한, 늦은 밤이나 주말에는 발송을 자제하거나 예약 발송 기능을 사용해 상대방의 근무시간에 맞춰 도착하도록 조정합니다. 비즈니스 에티켓을 지키기 위한 세심한 배려가 중요합니다. - 마지막 점검
모든 내용을 작성하고 난 뒤 이 메일을 받는 사람이 어떤 인상을 받을지 상상해봅니다. ‘내가 이 메일을 받는다면 핵심 요점을 빠르게 이해하고 어떻게 대응해야 할지 알 수 있을까?’라는 질문을 스스로에게 던지는 과정이 필요합니다. 내용을 수정하고 전체적인 흐름이 매끄러운지 검토한 후에 전송하면, 보다 완성도 높은 영문 메일을 보내게 됩니다.
억대 연봉 일잘러로 거듭나고 싶다면?
컨설턴트들은 어떻게 일반 직장인보다 5배 높은 연봉을 받을까? 로지컬 씽킹부터 리서치, 재무분석, 워드·PPT 보고서 작성, 모델링·시뮬레이션, 프레젠테이션, 프로젝트 관리 등 <억대 연봉 글로벌 컨설턴트의 실무 스킬 A-to-Z> 모두 배워보자!
- 전략 기획 직무로의 커리어 피벗을 원하는 사람
- 일상적으로 리서치, 보고서 등의 업무를 수행하는 직장인
- 프로덕트 매니징을 수행하는 PM 또는 PO
- 스타트업 대표를 꿈꾸며 사업계획서를 준비하는 예비 창업가
세계 3대 컨설팅펌에서 인정받은 보고서는 뭐가 다를까? 카이스트, 베인앤컴퍼니, 카카오 출신 일잘러의 <‘1조 가치’ 보고서 솔루션>
“경쟁사 마케팅 현황 조사해주세요.”
“3분기 매출 분석하고 특이사항 보고하세요.”
“다음 회의까지 새로운 기획안 준비해주세요.”
따라 하면 무조건 통과한다! 실전 보고서 작성 4단계 프로세스와 함께 하는 세계 3대 컨설팅펌의 성공하는 보고서 작성법을 확인해보세요 🙂
맺음말
위와 같은 방식으로 영문 메일을 작성하면 상대방에게 전문적이고 예의 바른 인상을 줄 수 있습니다. 인사말부터 본문, 끝인사까지 큰 흐름을 미리 구성하고 목적에 맞는 표현을 적절히 선택해 사용하는 것이 중요합니다. 무엇보다 “짧지만 직설적인 문장”과 “명확한 의사 전달”이 영문 메일의 핵심이라는 점을 잊지 않도록 합니다. 형식은 어느 정도 정형화되어 있지만, 상황과 상대방의 특성을 고려해 약간씩 변화를 주면 더욱 효과적인 커뮤니케이션이 이뤄집니다.
영문 메일 작성은 처음에는 다소 낯설고 어렵게 느껴질 수 있으나 몇 가지 핵심 원칙만 지키면 의외로 간단해집니다. 누가 받아도 이해하기 쉬운 메일, 그리고 받는 사람이 답장을 쉽게 쓸 수 있는 메일이 결국에는 좋은 메일이라는 사실을 기억하면 좋습니다. 서로간의 소통을 원활하게 만들어줄 영문 메일 양식을 적절하게 활용해 보다 전문적이고 세련된 비즈니스 커뮤니케이션을 이루시기 바랍니다.
