워드 목차 만들기 | 점선, 수정, 추가, 업데이트 등

이번 글에서는 워드 목차 만들기 관련 정보에 대해 알아보도록 하겠습니다. MS워드를 사용하면서 점선, 수정, 추가, 업데이트 등 목차 관련된 기능 사용법이 궁금하신 분들이라면 아래 내용을 미리 참고해 보시면 좋겠죠?

Table of Contents

워드 목차 만들기: 초기 설정 & 기본 원리

워드에서 목차를 만들기 위해서는 기능 숙지에 앞서 첫 번째로 문서의 구조를 명확히 설정해야 합니다. 보통 많은 분들이 제목, 부제목, 본문을 무작위로 작성한 뒤에 목차를 생성하려고 시도하는데, 이는 Word의 자동 목차 기능을 제대로 활용하기 어려운 원인이 되고는 하기 때문입니다. 워드에서는 ‘스타일(Style)’ 기능을 바탕으로 문서의 계층과 구성을 인식하므로 목차를 만들기 전에 ‘제목 1’, ‘제목 2’, ‘제목 3’ 등과 같이 미리 마련된 스타일을 적절히 적용해야 합니다. 이러한 스타일 체계를 갖추어야 목차 생성 시 자동으로 항목이 구분되고, 문서의 논리적 흐름에 맞춘 깔끔한 목차가 만들어집니다.

또한 기억해야 할 점은 문서 전체를 한 번에 정리하려 하기보다, 작성 단계별로 스타일을 알맞게 적용하는 습관을 들이는 것이 유리하다는 점입니다. 즉, 본문을 쓰는 중에 ‘이 부분은 큰 제목이겠다’ 싶으면 미리 ‘제목 1’ 스타일을 적용하고 그 아래 포함되는 소제목은 ‘제목 2’로 처리하는 식입니다. 이렇게 하면 나중에 목차를 업데이트할 때 자동으로 문단들이 올바른 계층으로 반영됩니다. 또한, 문서가 길어질수록 각 단락의 역할을 놓치기 쉬운데 스타일로 구분해두면 업무 효율성이 크게 향상됩니다.

워드의 자동 목차 기능은 기본적으로 현재 문서 내 스타일 태그를 기반으로 작동합니다. 임의로 글자 크기만 조정해서 제목으로 쓰거나, 다른 임의의 서식 도구로 강조 표시를 해두면 자동 목차에 반영되지 않는 경우가 많습니다. 따라서 문단별 성격에 맞춰 워드에서 제공하는 표준 스타일을 활용하는 습관이 중요합니다. 이렇게 초기 설정과 기본 원리를 제대로 이해하고 시작한다면, 목차로 인한 번거로운 작업을 최소화하면서 정확하고 깔끔한 목차를 생성할 수 있습니다.

워드 목차 만들기: 스타일 적용 & 자동 목차

워드에서 목차를 가장 손쉽게 만드는 방법은 ‘자동 목차’를 활용하는 것입니다. 상단 메뉴 중 ‘참조(References)’ 탭으로 이동하면 ‘목차(Table of Contents)’ 버튼을 볼 수 있습니다. 이를 클릭하면 여러 종류의 자동 목차 템플릿이 표시되는데, 필요에 맞춰 선택하면 됩니다. 이때 자동 목차를 적용하기 위해서는 앞서 언급했듯이 문서 내에 적절한 스타일이 미리 적용되어 있어야 합니다. 기본적으로 ‘제목 1’은 목차에서 최상위 계층으로 ‘제목 2’, ‘제목 3’이 그 아래 계층으로 잡히게 됩니다.

자동 목차를 삽입하면 워드가 문서 전체를 스캔하여 지정된 스타일을 갖는 문단을 찾아 목차에 자동으로 배치합니다. 예컨대 “1. 서론”에 ‘제목 1’ 스타일이 적용되어 있다면 그것이 목차의 첫 번째 항목으로, “1-1. 연구배경”에 ‘제목 2’ 스타일이 적용되어 있다면 그 다음 하위 항목으로 인식하는 식입니다. 이러한 방식을 통해 한 번 설정해두면 내용이 길어지더라도 혹은 새로운 항목이 추가되더라도, 목차를 재작성할 필요 없이 ‘목차 업데이트(Update Table)’ 기능만 실행하면 자동으로 반영됩니다.

이 자동 목차 기능은 문서가 길거나 다수의 장, 절로 구성된 문서를 관리할 때 특히 유용합니다. 예를 들어 학술 논문이나 회사의 프로젝트 보고서처럼 여러 장에 걸쳐 내용이 이어질 경우, 모든 페이지와 항목을 일일이 수작업으로 목차에 반영하는 것은 비효율적입니다. 반면 적절한 스타일 지정 후 자동 목차를 생성해두면 목차가 필요한 시점마다 간단히 업데이트할 수 있으므로 오타나 누락된 항목을 빠르게 잡아낼 수 있습니다. 이는 문서를 다루는 시간이 길어지고 수정이 잦은 상황에서 더욱 빛을 발합니다.

워드 목차 만들기: 점선 추가 & 수정 방법

많은 분들이 목차에서 항목 뒤에 점선을 추가해 페이지 번호와 항목 사이를 시각적으로 구분하고 싶어 합니다. 기본 템플릿에도 점선이 포함된 스타일이 있지만, 혹여나 본인이 원하는 형태가 다르다면 직접 수정도 가능합니다. 목차 생성 후, 목차의 텍스트 영역을 드래그한 뒤에 ‘참조’ 탭에서 ‘목차(Table of Contents)’ 버튼 아래의 ‘사용자 지정 목차(Custom Table of Contents)’ 메뉴를 선택합니다. 팝업 창이 열리면 ‘탭 리더(Tab leader)’ 부분에서 원하는 점선 스타일을 선택하거나 필요에 따라 대시(—)나 밑줄(____) 등 다른 형태를 설정할 수도 있습니다.

목차에 점선을 추가하거나 수정할 때 유의할 점은 목차 자체를 수동으로 고치지 않는 것이 좋다는 것입니다. 예를 들어 직접 탭을 누르고 마침표를 찍어 점선을 만들어놓으면, 문서가 업데이트될 때 쉽게 어긋나거나 원하는 결과를 보장하기 어렵습니다. 또한 문서 길이가 달라지면 페이지 번호가 바뀌는데, 수동으로 만든 점선은 이를 자동으로 반영하지 않습니다. 따라서 반드시 목차 서식 옵션을 통해 워드가 제공하는 자동 점선 기능을 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 문서를 수정하거나 확장한 뒤에도 목차만 ‘업데이트’ 기능으로 갱신하면 항상 올바른 형태를 유지할 수 있습니다.

점선 외에도 폰트, 색상 등을 수정해 목차를 더욱 돋보이게 만들 수 있습니다. ‘사용자 지정 목차’ 창에서 ‘옵션’ 버튼이나 스타일 관련 버튼을 찾아보면 각 계층별로 적용되는 스타일을 변경할 수 있습니다. 예컨대 ‘제목 1’에 해당하는 목차 항목은 굵은 폰트로, ‘제목 2’는 조금 작은 폰트로 표현해서 가독성을 높이는 식입니다. 다만 너무 많은 효과나 장식을 추가하면 오히려 문서가 어수선해 보일 수 있으니 간결하고 직관적인 형태를 유지하는 것이 좋습니다.

워드 목차 만들기: 변경 사항 반영 & 업데이트

문서를 작성하다 보면 중간중간 새로운 장이나 절이 추가되거나, 반대로 필요 없어진 내용이 삭제되기도 합니다. 이때 매번 목차를 새로 작성할 필요는 없고 자동 목차 기능을 적극 활용하면 됩니다. 이미 자동 목차를 삽입해 두었다면 ‘참조’ 탭에서 ‘목차 업데이트(Update Table)’ 버튼을 누르기만 하면 됩니다. 이때 ‘페이지 번호만 업데이트’와 ‘전체 업데이트’ 두 가지 옵션이 보입니다. 만약 텍스트 내용 자체가 바뀌었거나 새로운 제목이 추가·삭제되었다면 ‘전체 업데이트’를 선택해야 합니다. 페이지 번호만 달라졌다면 ‘페이지 번호만 업데이트’를 선택해도 되지만, 혼동을 줄이기 위해서라도 전체 업데이트를 습관적으로 사용하는 편이 좋습니다.

또한 문서 편집 과정에서 ‘제목’ 스타일을 잘못 적용한 문단이 있을 수 있으니, 목차가 예상과 다르게 나타난다면 스타일 설정을 다시 확인해야 합니다. 예컨대 본문이 ‘제목 2’ 스타일을 가지고 있다면, 목차에 불필요하게 하위 항목이 생성되어 버리게 됩니다. 반대로 중요한 소제목임에도 ‘기본 문단’ 스타일로 방치해두면 목차에 나타나지 않는 문제가 생깁니다. 이러한 문제를 사전에 방지하기 위해서는 문서를 작성할 때부터 스타일을 꼼꼼하게 적용하거나, 작업이 어느 정도 진척된 후 전체적으로 스타일을 점검하는 단계를 두는 것이 좋습니다.

마지막으로 목차를 업데이트하기 전에 문서의 모든 내용이 제대로 작성되었는지, 불필요한 공백이나 줄바꿈이 없는지 확인하는 것이 좋습니다. 워드는 때때로 문단 기호나 숨겨진 문자를 인식해 목차 계층을 다르게 처리하는 경우가 있습니다. 따라서 최종 작성 단계에서는 보이지 않는 기호 표시(Show/Hide) 기능을 켜서 문서 상태를 살펴본 뒤, 이상이 없다면 목차를 업데이트해 완성도 높은 문서를 만들 수 있습니다.

워드 목차 만들기: 유지보수 & 협업 팁

프로젝트나 논문처럼 장기간 여러 번 수정이 이루어지는 문서에서는 목차 역시 계속해서 변동이 일어납니다. 따라서 문서를 함께 작업하는 팀원들 간에 ‘스타일 사용 규칙’을 미리 합의해두는 것이 매우 중요합니다. 예를 들어 “가장 상위 제목은 ‘제목 1’로 통일하고, 그 아래 항목은 ‘제목 2’, 그 아래는 ‘제목 3’으로만 사용한다” 같은 규칙을 세워두면, 팀원들이 자유롭게 문서를 수정하더라도 목차가 한결같이 유지됩니다. 이렇게 합의된 규칙을 문서 초반이나 공동 작업 매뉴얼에 명시해두면 협업 시 혼란을 크게 줄일 수 있습니다.

또한 문서를 공유할 때는 버전 관리를 주의 깊게 해야 합니다. 예를 들어 한 팀원이 목차를 업데이트했지만 다른 버전을 사용하는 사람이 이전 목차를 덮어써버릴 수도 있습니다. 이를 방지하려면 ‘변경 추적(Track Changes)’ 기능을 사용해 수정 사항을 명확히 기록하고, 최종 버전을 정할 때 목차도 함께 업데이트한 뒤 통일된 버전을 공유하는 식으로 진행해야 합니다. OneDrive, SharePoint 등 클라우드 기반 협업 툴을 사용한다면 공동 편집 시 실시간으로 변경 사항이 반영되므로 목차 충돌을 비교적 쉽게 줄일 수 있습니다.

마지막으로 문서가 최종 완성 단계에 이르렀을 때는 전체 목차를 최종 점검해보는 것이 좋습니다. 목차가 너무 길지 않은지 또는 각 항목이 과도하게 세분화되어 있지는 않은지 확인해야 합니다. 불필요한 하위 항목이 너무 많으면 독자가 문서를 스캔하기 어려우며, 반대로 상위 계층이 부족하면 큰 흐름을 파악하기 어렵습니다. 따라서 적절한 계층 구분과 함께 필요하다면 부록(appendix)이나 참고 문헌 등은 별도의 목차 항목으로 만들어 두는 것도 방법입니다. 이렇게 협업 환경에서 목차를 잘 관리하고 유지보수하면 문서 전체를 가독성 좋게 구성하여 독자에게 긍정적인 인상을 줄 수 있습니다.

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